Stowarzyszenie Pomocy Osobom Autystycznym "SEZAM"

Zapytanie ofertowe

Drugie zapytanie ofertowe - Audyt zewnętrzny

ZAPYTANIE OFERTOWE 2/Audyt

z dnia 22-02-2020 r.

dotyczy zamówienia usługi audytu zewnętrznego projektu finansowanego w części ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób

Niepełnosprawnych w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji projektu są kwalifikowalne,a projekt jest

realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.

Zamawiający:

Stowarzyszenie Pomocy Osobom Autystycznym SEZAM

ul. Sikorskiego 32

NIP 876 22 28 728

KRS 0000164834

telefon: tel. 668 408 901

e-mail: auztyzmgrudziadz@onet.pl

Zamawiający nie jest płatnikiem VAT

Zamawiający posiada status OPP.

I. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest:

Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego następujących projektów pn.:

„Ośrodek terapii dla dzieci i młodzieży z autyzmem „Sezamie otwórz się”

Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000217/02/D z dnia 20.12.2017 r. wraz z aneksem nr 1 z 11.03.2019 i aneksem nr 2 z 13.05.2019

Okres realizacji projektu: 01.04.2019- 31.03.2020.

Kwota projektu 632.024,70 zł, w tym ze środków PFRON:600.321,40 zł

II. Zakres audytu zewnętrznego:

1. Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega

zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych,

zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem.

2. W ramach audytu badane jest w szczególności czy:

1. księgi rachunkowe - w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,

2. dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,

3. zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości

dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania,

są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową

zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.

3. Audyt obejmuje w szczególności:

1. weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:

a. weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w

okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na

metodach statystycznych,

b. ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są

związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),

c. sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,

d. kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z

późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,

e. sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu, zgodnie z zasadami

wskazanymi w umowie,

f. sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT),

2. weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu

finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,

3. weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia

1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),

4. weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji

działań w zadaniu/projekcie,

5. weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,

6. weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu,

7. sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.

8. Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi

załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów

publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23).

III. Wybór audytora:

Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wraz z ofertą dokumentów potwierdzających kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do realizacji usługi.

Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w/w w zakresie rozumie się:

1. dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,

2. posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3

zadania/projekty),

3. posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,

4. posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.

5. Osoby przeprowadzające audyt winny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od realizatora i od PFRON (oświadczenia załącznik nr 1)

6. skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co

najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zobligowany jest do złożenia:

1. wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,

2. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,

3. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.

Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia.

IV. Termin wykonania zamówienia

Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od 10 do 31 marca 2020 r.

V. Opis sposobu przygotowania oferty.

Oferta powinna być:

1. Sporządzona w języku polskim

2. Opatrzona pieczątka firmową

3. Posiadać datę sporządzenia,

4. Zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, NIP, adres email

5. Podpisana czytelnie przez wykonawcę

6. Zawierać oświadczenie o posiadanych kwalifikacjach zgodnie z wytycznymi PFRON,

7. Zawierać cenę brutto za usługę oddzielnie dla każdego programu

8. Zawierać wykaz wykonanych audytów lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania

9. Zawierać wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia

10. Zawierać oświadczenie stanowiące załącznik nr 1 do zapytania ofertowego

Koperta z ofertą winna być:

1. Opatrzona pieczątka firmową

2. Zawierać nr telefonu i adres mailowy

3. Opis koperty: „Oferta na audyt zewnętrzny projektu realizowanego przez Stowarzyszenie Pomocy Osobom Autystycznym SEZAM z siedzibą w

Grudziądzu współfinansowanego przez PFRON”

VI. Miejsce i termin składania ofert

1. Oferta powinna być przesłana do dnia 03 marca 2020r. do godz. 12.00 na adres:

Stowarzyszenie Pomocy Osobom Autystycznym SEZAM

ul. Sikorskiego 32

86-300 Grudziądz

2. Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 04 marca 2020r. o godz.13:00, a wyniki zostaną ogłoszone na stronie internetowej stowarzyszenia.

3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane

4. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie internetowej Stowarzyszenia.

VII. Kryteria oceny ofert:

cena - 100%

Dodatkowe informacje:

http://www.pfron.org.pl/pl/zadania-zlecane-konkurs/2245,Wytyczne-dotyczace-audytu-zewnetrznego-zadanprojektow-finansowanych-w-czesci-lub.html?

search=8415482

Osoba do kontaktu: Ewa Kruszewska telefon kom.668 408 901

Załącznik nr 1

Oświadczenie o bezstronności i niezależności

Przystępując do realizacji usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadania/projektu (tytuł zadania/projektu)…………………....................…………………….

realizowanego na podstawie umowy numer (numer umowy nadany przez PFRON) ………………………………………………………………………….......................

z dnia …………………… przez Wnioskodawcę (nazwa Wnioskodawcy) ………………….………………………………………………………………………………………..

ja (imię i nazwisko)…………………………………………………………………………………

jako osoba uczestnicząca w przeprowadzeniu audytu oświadczam, że spełniam wymóg bezstronności i niezależności, tj.:

1. nie jestem i nie byłem(-am) w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających

lub pracownikiem Jednostki audytowanej,

2. nie osiągnąłem(-am), chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz

Jednostki audytowanej - nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,

3. w ciągu ostatnich 3 lat nie uczestniczyłem(-am) w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,

4. nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia i nie jestem związany(-a) z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli

z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takich osób,

5. nie jestem i nie byłem(-am) zaangażowany(-a) w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, którego dotyczy audyt,

6. nie pozostaję w stosunku pracy lub zlecenia z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,

7. nie mam żadnych innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam warunków bezstronności i niezależności.

………………….…

(data i miejsce)

……………………………………

podpis osoby uczestniczącej

w przeprowadzeniu audytu)